Comment écrire un mail ?

Comment écrire un mail sans qu’il soit mal interprété, de façon professionnelle et rapidement ? Vous vous êtes probablement déjà posé ces questions durant vos heures de travail. C’est normal, écrire un email professionnel est difficile et ça s’apprend.

Pourquoi c’est intéressant d’apprendre à écrire un mail ? Selon une étude de McKinsey, un professionnel passe environ 28% de sa journée à lire et à répondre aux emails. C’est autant de temps que vous pouvez perdre si vous ne respectez les principes de base d’un bon email. Malgré l’émergence de nouveaux outils de communication comme slack, l’email ne sera pas remplacé si facilement en entreprise. Chaque année, le nombre d’échange par email continue d’augmenter. Selon Statista , près de 319 milliards d’emails sont échangés dans le monde en 2020. Autant de bonnes raisons pour développer cette compétence. J’espère que vous allez trouver des informations utiles dans cet article, bonne lecture !

 

Comment écrire un mail en se faisant respecter #1

Trop souvent, on utilise une formulation qui indique un manque de confiance, d’autorité et de crédibilité. C’est important d’être direct, formel et positif.  Vous trouverez six exemples de formulations qu’on utilise au quotidien :

1. Vous écrivez un email en retard : « Excusez-moi pour le retard » est à bannir. Écrivez plutôt : « Je vous remercie pour votre patience. »

2. On vous remercie pour un service rendu : bannissez « aucun problème / pas de soucis ». Écrivez plutôt : « Avec plaisir / J’étais ravi de vous aider… »

3. Vous êtes sûr de ce que vous dites: évitez « Je pense que nous devrions peut-être… ». Écrivez plutôt : « Il serait plus efficace de faire… »

4. Vous n’êtes pas sûr que votre interlocuteur va comprendre votre message: bannissez « Est-ce que ça vous semble clair ? ». Écrivez plutôt :  » Je reste à votre disposition si vous avez des questions. »

5. Votre interlocuteur vous signale une erreur dans votre email : bannissez « Oups, désolé, je corrige ça tout de suite ». Écrivez plutôt :  » Effectivement, vous trouverez le fichier mis à jour en pièce jointe. Merci pour l’information. »

6. Vous devez partir d’une réunion en avance à cause d’un RDV: évitez « Serait-il possible que je parte plus tôt que prévu ? ». Écrivez plutôt : « Je dois partir pour … à Xh ».

 

Insérer un appel à l’action à la fin de votre email #2

On s’étonne souvent que les gens ne répondent pas aux emails. Or, parfois il suffit d’ajouter un appel à l’action à la fin de son message. C’est vraiment une astuce simple qui peut tellement vous faire gagner du temps. Vous avez besoin d’une réponse de la part de votre interlocuteur ? Demandez lui tout simplement. Si vous envoyez un email d’information où vous n’attendez pas de retour, précisez le. Vous faites gagner du temps à vos destinataires. On reçoit tellement d’emails qu’on ne sait pas toujours comment réagir : est-ce que c’est juste un email d’information ? Est-ce que c’est un message urgent ? Est-ce que je dois répondre pour confirmer ? …

 

Si votre mail est trop long, alors arrêtez-vous ! #3

A moins que devez conserver une trace par écrit, si votre message est trop long, alors la plupart du temps il est plus efficace d’appeler directement votre interlocuteur. Pourquoi ?

• La majorité des gens n’ont pas le temps, ni l’envie de lire un email qui fait 46 pages.
• On se sent souvent ridicule lorsqu’on répond à un long message par deux petites phrases. C’est normal. Ce qu’il se passe, c’est que votre interlocuteur ne préférera même pas vous répondre.

A partir de quand peut-on considérer que son email est trop long ? Si vous commencez à écrire plus de trois paragraphes de 5-6 lignes chacun, alors vous pouvez vous poser la question d’arrêter d’écrire l’email. Même pour vous, si vous prenez 45 minutes pour écrire un email, ça devient contre-productif. Autant privilégier si possible un autre canal de communication.

 

 

Comment écrire un mail avec le bon ton ? #4

Il arrive souvent d’écrire un mail et que celui-ci soit vraiment mal interprété par le destinataire. C’est vraiment ce qu’on veut éviter. Pourquoi c’est si difficile d’utiliser le bon ton dans un email ? Lorsqu’on est en face à face, le ton est déterminé par notre langage non-verbal comme l’inflexion de la voix et le langage corporel. Or, tout cela disparaît avec l’email.

Comment faire pour éviter que votre email soit perçu comme agressif ou négatif ? Il n’existe pas de règles universelles, car ça dépend beaucoup de la relation que vous avez avec votre interlocuteur. Si vous envoyez un mail à quelqu’un que vous connaissez bien et que vous appréciez, évidemment vous n’allez pas vous exprimer de la même façon qu’avec un inconnu.

Éviter les lettres en majuscules et les points d’exclamations

Imaginez recevoir le message suivant : « rdv dans mon bureau IMMÉDIATEMENT ! ». Franchement, ça sent mauvais. De même, si vous utilisez des points d’exclamation à toutes les phrases, ça donne l’impression que vous criez !!!!

Faire attention avec les émoticônes

Les émoticônes peuvent permettre de définir le ton de votre message. Mais en fonction des cultures d’entreprise, ce n’est pas toujours bien accepté. Si vous avez un doute, n’utilisez pas d’émoticônes. Les seules fois où j’en utilise, c’est avec des amis ou avec des gens qui en utilisent (principe de réciprocité).

Lire son email à voix haute

La meilleure façon de se rendre compte du ton qu’on utilise, c’est de lire son email à haute voix. L’autre possibilité est de le faire relire par un collègue ou de revenir sur son mail quelques minutes plus tard.  On ne se rend pas toujours compte du ton qu’on utilise lorsqu’on a la tête dans le guidon. D’où l’importance de prendre un peu de recul.

Utiliser un vocabulaire simple

Utilisez un vocabulaire simple, sans jargon, sans raccourcis. Plus vous êtes facile à lire et à comprendre, moins il y aura de choses à interpréter.

Ne pas faire d’humour

Déjà que c’est souvent compliqué de faire de l’humour en face à face, alors c’est beaucoup plus dur par email. Si votre interlocuteur ne vous connait pas très bien, il ne saura pas comment interpréter votre message. Si le sujet de l’humour vous intéresse, j’ai écrit un article à ce sujet : « comment être drôle ? »

La technique du sandwich

Si vous envoyez un message délicat, mais que vous ne voulez pas qu’il soit  mal pris par le destinataire, alors vous pouvez utiliser la technique du sandwich:

1. Vous commencez par une petite phrase gentille ( « c’était un plaisir de travailler avec toi sur le dernier projet, les premiers retours sont prometteurs »).
2. Puis vous écrivez la partie délicate (Malheureusement, je n’ai toujours pas reçu la synthèse de la réunion accompagnée du plan d’action détaillé. Je vais en avoir besoin d’ici la fin de la semaine. »).
3. Enfin, vous clôturez avec une conclusion amicale ( « Merci encore pour votre aide, en espérant avoir d’autres occasions de travailler avec vous. »).

 

Éviter d’écrire l’adresse mail du destinataire avant d’avoir fini son message #5

L’erreur classique de débutant. Vous cliquez sur « envoyer » avant d’avoir fini votre email. La meilleure solution pour l’éviter, c’est de prendre l’habitude de toujours effacer l’adresse des destinataires lorsque vous répondez à un mail puis de les rajouter à la fin. Et voilà, c’est tout. Rien à dire de plus à ce sujet.

 

Comment écrire un mail facile et agréable à lire ? #6

Utiliser la voix active

Essayez au maximum d’utiliser la voix active lorsque vous écrivez un mail. C’est une formulation plus professionnelle et plus claire, car elle permet de répondre à ces deux questions: « qu’est-ce qui s’est passé ? » et « qui est responsable ? » Exemple: « Marc a oublié les clés au bureau. » C’est clair, rapide et direct.

Si la forme active est vraiment recommandée dans 95% des situations, il peut être intéressant d’utiliser la voix passive pour protéger quelqu’un. Exemple: « Les clés ont été oubliées au bureau. » Cette formulation permet de ne pas désigner un coupable.

Garder une cohérence dans la structure de vos listes

Si vous commencez votre liste avec un verbe à l’infinitif, faites attention de commencer également avec un verbe à l’infinitif pour les points suivants. Cette cohérence facilite la lecture, parce que beaucoup de personnes pourraient être perturbés à voir ces incohérences. Ils ne verront plus que ça et n’arriveront pas à se concentrer sur votre message principal.

Rester simple et bref

Si vous avez une phrase qui dépasse 20 mots, alors il faut essayer de la réduire. Les phrases courtes sont beaucoup plus faciles à lire. De même, essayez d’avoir des paragraphes courts qui ne dépassent pas 5-6 lignes. Généralement, lorsqu’on se relit, on réalise qu’il y a de nombreux mots et détails inutiles que nous pouvons supprimer.

 

Votre message principal doit apparaître dans les premières lignes #7

Vous devez écrire votre idée principale dès les premières lignes. Si vous avez une super idée ou une question, n’attendez pas le milieu de votre email pour l’écrire. Plus votre message principal se trouve au début, plus il y a de chance que votre lecteur le lise. Au pire, s’il ne lit pas la suite, ce n’est pas grave, il aura compris l’essentiel.

Que faire si vous avez plusieurs messages importants et différents ? Ce que je recommande dans ce cas de figure, c’est d’écrire un mail pour chaque message important. Pourquoi ? C’est déjà assez compliqué de retrouver un ancien mail, alors si en plus, un mail contient plusieurs messages à la fois, ça devient très compliqué de les chercher une fois archivé.

 

Éviter d’écrire un email dans ces trois situations #8

Vous voulez critiquer une autre personne

Vous ne savez jamais où votre mail peut finir. C’est important de rester neutre, diplomate dans chacun de vos emails, car sinon ça risque de se retourner contre vous. D’ailleurs, c’est la même chose pour les réseaux sociaux d’entreprise comme slack, skype ou whatsapp.

Vous devez avoir une communication sensible et forte en émotion

Comme nous l’avons vu, un email peut être mal interprété, car le destinataire ne peut pas compter sur votre communication non verbale pour bien saisir vos intentions. Dès que vous devez avoir une conversation difficile, privilégiez le face à face  (ou le téléphone).

Vous êtes énervé

C’est le moment de faire appel à votre intelligence émotionnelle ! Que vous soyez énervé pour une bonne ou mauvaise raison, peu importe. Évitez de répondre immédiatement, sinon votre crédibilité va en prendre un coup. Prenez une pause clope, même si vous ne fumez pas et revenez plus tard.

 

Conclusion sur comment écrire un mail professionnel

Écrire un mail est une des soft skills les plus indispensables dans le monde de l’entreprise. Un mail peu souvent être source de stress (surtout lorsqu’il faut envoyer un email à plus de 50 personnes), source de conflit lorsqu’il est mal interprété et peut vous faire perdre beaucoup de temps. J’espère que cet article vous permettra de résoudre certains de vos problèmes à l’écrit ! Bonne application.

Autre article qui pourrai vous intéresser : Comment faire un powerpoint professionnel et design ?